완벽한 프리젠테이션을 위해 추가할 딱 한 가지

회사에서 컨설팅 용역 선정을 위해 최근 몇 달간 제안요청서(RFP)도 쓰고, 조달 부서와 협의도 많이 하고, 입찰설명회도 열고, 최근 기술평가까지 했다. 나는 발주부서 실무 담당자이고, 기술평가에서 진짜, 평생 교훈으로 삼아도 될 정도의 프리젠테이션(PT)을 봐서 남기려고 한다. 완벽한 프리젠테이션이란 이런것이구나... 하는.

결론부터 말하자면,

Q&A에서 어떤 질문이 나올지 미리 예상해서 슬라이드를 만들어 준비하는 것이다.

(Free image from Unsplash)

기술평가에서 발표시간은 10분으로 매우 제한적이고, 질의응답은 15분이므로 사실상 질의응답 비율이 더 큰 것. 그리고 RFP를 이미 다 봤기 때문에, 발표 10분은 RFP 그 이상의 내용이 담기기 힘들다. 나도 뭐 그냥 듣고 있었고 질의응답 시간으로 넘어갔는데, 진짜 경악을 금치 못했다(까진 오바고ㅋ, 깜짝 놀랐다).

기술평가위원들의 공격적인 질문들이 이어지는데, 나는 첨에 내가 슬라이드를 잘못 보고 있나 착각이들었다. 어떤 질문이 들어오면, 그 질문에 대한 답변을 만든 슬라이드로 넘겨서 답하는 것 아닌가...!! WOW... 들어오는 질문들은 거의 다 답했고, 집요하게 물어보는 것에 대해서는 계약을 체결하게 되면 협의해서 수행하겠다, 뭐 이런식으로 하고 넘어간 것 같다. 와... 어떻게 Q&A 슬라이드를 미리 만들어 올 생각을 하지? 이 때 깨달았다.

"아, 나도 발표 준비를 한다면, Q&A 시간의 예상 질문을 생각해서 미리 슬라이드를 만들어 준비해야겠구나"

이렇게 하니까, 일단 준비를 엄청 했다는 느낌(사실)이 들 뿐 아니라, 질문자에게 끌려다니는게 아니라, 그 질문을 답변하는 발표자가 질문마저도 리드하는 효과(?)도 있었다. ...그리고, 발표에 대한 것은 아니지만, 우리가 제안했던 내용들 이상을 하겠다는 답변들. 힘들지 않겠냐, 제약이 있지 않겠냐는, 오히려 기술평가위원들의 걱정(?)에 대해서는, 그렇게 해야 프로젝트가 잘 완수된다는 식으로 답변을 했다. 뭐 지켜질지 안 지켜질지 모르겠지만, 일단 기술평가에서는 이런식으로 답변하는 게 훨씬 책임감이 있어 보이고 좋으니까. 기술평가위원들도 사람인데...

다른 업체는, 발표는 역시 뭐 큰 감흥은 없었고, 답변 시간에 좀 우왕좌왕하고 그랬다. 앞선 업체와 너무 비교되는. 참석한 다른 업체(컨소)에게 답변을 넘기거나, 여러가지를 한번에 질문했는데, 질문한 것을 모두 다 답변 못하고, 다 한 것으로 착각해서 다음 질문을 받는다거나. ㅎㅎㅎ 뭘 물어보면, RFP에서 그렇게 해서 그렇게 했는데 왜 트집이세요. 같은 젠틀한 늬앙스.ㅎ

예상대로, 앞선 업체가 기술평가에서 큰 점수차로 우선협상대상자로 선정이 되었다.

뭐... 그냥 회사 일이니까 주어진 시간 안에서만 열심히 하고 있는데, 이번 기술평가에서는 정말, 발표에 대해서 인생 교훈을 얻은 것 같다. Q&A 슬라이드를 예상해서 미리 준비한다? 100%를 넘는 완벽을 추구한다는 표현이 적당하지 않을까?